TimeGlobe: Ein Agent bucht Termine für über 60 Salons

TimeGlobe ist eine Salonsoftware mit Terminkalender für Friseur- und Beautysalons. Für die Salons, die damit arbeiten, haben wir den KI-Terminagenten gebaut: Ein Agent nimmt Terminwünsche per WhatsApp und Telefon an und bucht, verschiebt und storniert direkt im TimeGlobe Kalender. Rund um die Uhr. Seit Oktober 2025 ist er live, heute im Einsatz bei über 60 Salons.

Der Engpass

Im Salon klingelt das Telefon, während die Schere läuft. Anrufe kommen parallel zur Kundschaft am Platz. Bei vollem Betrieb bleiben Terminanfragen liegen, und was nach Feierabend kommt, geht verloren.

Wie der Agent arbeitet

Per WhatsApp

Eine Kundin schreibt, welche Leistung sie möchte und wann sie Zeit hat. Der Agent erkennt die Leistung und prüft zuerst, welche Zusatzleistung dazu passt. Angeboten wird sie nur, wenn die Kombination auch buchbar ist. Erst danach sucht er freie Zeiten im Kalender, berücksichtigt den Wunsch nach einer bestimmten Mitarbeiterin und schlägt passende Termine vor. Die Kundin wählt, der Agent bucht. Jede Buchung löst die Erinnerung per SMS und E-Mail über TimeGlobe aus.

Am Telefon

Der Salon legt per Rufumleitung in seiner Telefonanlage selbst fest, wann der Agent übernimmt, etwa nur dann, wenn niemand abhebt, oder außerhalb der Öffnungszeiten. Im Gespräch läuft derselbe Ablauf wie bei WhatsApp: Wunsch aufnehmen, passende Zusatzleistung anbieten, freie Zeiten nennen, buchen. Auf Wunsch leitet der Agent an die Rezeption zurück. Lokale Rufnummern gibt es in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Eingestellt für jeden Salon

Name, Stimme, Begrüßung und eigene Anweisungen lassen sich für jeden Salon und jeden Standort festlegen. Ein Salon kann den Agenten zum Beispiel nach jeder Buchung auf die Parkplätze hinter dem Haus hinweisen lassen. Für die Zusatzleistungen legt der Salon fest, wem sie angeboten werden: allen, nur Damen oder nur Herren.

Das Team behält den Überblick

Alle Gespräche über WhatsApp und Telefon lassen sich nachlesen, jeweils mit automatischer Zusammenfassung. Bei WhatsApp kann ein Mitarbeiter jederzeit übernehmen, selbst weiterschreiben und das Gespräch danach an den Agenten zurückgeben. Eine Kundenliste zeigt Buchungen, Anrufe und ob jemand Werbung erlaubt hat. Ein Monatsbudget begrenzt den Einsatz: Ist es erreicht, pausieren Telefon und WhatsApp.

So kommt der Agent in den Salon

1. Freischalten: Der Salon beantragt den Agenten bei TimeGlobe und erhält seinen Zugang.
2. Einrichten: Im geführten Onboarding verknüpft der Salon seine WhatsApp-Nummer und seine Salondaten.
3. Buchen lassen: Ab dann landen alle Termine aus WhatsApp und Telefon direkt im TimeGlobe Kalender.

Das Ergebnis

• im Einsatz bei über 60 Salons
• 1.300+ Buchungen pro Tag über den Agent
• rund 70 % weniger Anrufe im Salon
• unter 30 Sekunden durchschnittliche Buchungszeit
• 3 Länder mit lokalen Rufnummern: Deutschland, Österreich, Schweiz

Was du daraus mitnehmen kannst

• Einmal anbinden, vielen Betrieben helfen. Wenn viele Betriebe dieselbe Software nutzen, reicht eine Anbindung. Jeder Salon schaltet den Agenten dann selbst frei und richtet ihn in wenigen Schritten ein.
• Biete nur an, was auch buchbar ist. Der Agent prüft eine Zusatzleistung, bevor er sie vorschlägt. So entsteht kein Angebot, das am Ende nicht in den Kalender passt.
• Lass das Team übernehmen können. Die Möglichkeit, ein Gespräch jederzeit zu übernehmen und zurückzugeben, macht den Agenten im Alltag verlässlich.
• Bestimme, wann der Agent ran darf. Über die Rufumleitung entscheidet der Salon, ob der Agent nur bei verpassten Anrufen oder auch außerhalb der Öffnungszeiten übernimmt.

Wie ein Chat und ein Anruf im Detail ablaufen, zeigt die Projektseite KI-Terminagent.