Neuesbad: Aus fünf Lieferanten wird ein Liefertermin

Neuesbad ist ein Sanitär-Fachhandel. Ein komplettes Bad kommt dort nicht von einem Hersteller, sondern von mehreren Lieferanten. Bevor ein Kunde erfährt, wann seine Lieferung kommt, muss jeder einzelne Termin feststehen. Seit Juni 2026 übernimmt das bei Neuesbad ein Agent: die KI-Lieferterminverwaltung.

Der Engpass

Früher wurde jeder Liefertermin einzeln zusammengesucht. Die Informationen kamen aus fünf Quellen: Lieferantenportale, E-Mail-Postfach, EDI, Warenwirtschaft und eine Excel-Liste. Ein Mitarbeiter führte alles zusammen und übertrug die Termine von Hand in die Mail an den Kunden. Das kostete jeden Tag 2–3 Stunden. Und jede Verschiebung bei einem Lieferanten begann von vorn.

Wie der Agent arbeitet

Der Agent behält über 900 offene Lieferantenbestellungen im Blick. Seine Arbeit hat drei Teile.

Abfragen

Alle 15 Minuten prüft der Agent die offenen Aufträge. Wo ein Lieferant ein Portal hat, fragt er es ab, und er prüft die Daten aus EDI. Ist nirgends ein Termin hinterlegt, schreibt er dem Lieferanten eine Mail und wartet auf die Antwort. Kommt keine, fasst er nach.

Eintragen

Egal wie der Lieferant antwortet, ob im Portal oder in eigenen Worten per Mail: Der Agent erkennt den Termin und schreibt ihn zum richtigen Auftrag in die Warenwirtschaft. Aus dem Termin, an dem die Ware bei Neuesbad ankommt, rechnet er den Versandtermin für den Kunden aus. Abgetippt wird nichts mehr, die Excel-Liste fällt weg.

Informieren

Sobald ein Termin steht oder sich verschiebt, schreibt der Agent dem Kunden. Die Mail entsteht aus abgestimmten Bausteinen im Tonfall von Neuesbad. Sie nennt für jede Position den voraussichtlichen Termin und dazu den Versandtermin der gesamten Lieferung, denn versendet wird erst, wenn alle Positionen bereitstehen. Mitarbeiter werden nur aktiv, wenn ein Lieferant gar nicht antwortet.

Das Team behält die Kontrolle

Im Kontrollstand sieht das Team jeden Auftrag mit seinem Status und jeden Schritt, den der Agent gemacht hat: welche Abfrage, welche Antwort, welcher Eintrag. Fälle, die Aufmerksamkeit brauchen, stehen oben. Drei Dinge lassen sich einzeln ein- und ausschalten: die Mails an Kunden, die Mails an Lieferanten und das Schreiben in die Warenwirtschaft. So entscheidet Neuesbad selbst, welche Schritte der Agent eigenständig ausführt.

Das Ergebnis

• 10+ Lieferantenportale angebunden
• unter 1 Minute von der Lieferantenantwort bis zur Kundeninfo
• bis zu 4 Monate Arbeitszeit pro Mitarbeiter im Jahr eingespart
• 0 manuelle Übertragungen in die Warenwirtschaft

Vorher lagen dafür 2–3 Stunden am Tag bei einem Mitarbeiter. Heute läuft die Arbeit im Hintergrund.

Was du daraus mitnehmen kannst

• Warte nicht auf einheitliche Lieferanten. Manche haben ein Portal, andere antworten nur per Mail. Der Agent arbeitet mit beidem, und genau darin liegt die Entlastung.
• Die Warenwirtschaft ist das Ziel, nicht die Mail. Erst wenn der Termin ohne Abtippen am richtigen Auftrag steht, fällt die Doppelarbeit weg.
• Informiere den Kunden, bevor er fragt. Eine Mail bei jeder Änderung erspart die Rückfrage, die sonst im Service landet.
• Schalte schreibende Schritte einzeln frei. Getrennte Schalter für Kundenmails, Lieferantenmails und Warenwirtschaft machen den Start überschaubar.

Wie ein Auftrag Schritt für Schritt durch die Lieferterminverwaltung läuft, zeigt die Projektseite KI-Lieferterminverwaltung.