In vielen Branchen entscheidet die Qualität der Angebotsanbahnung darüber, wie schnell Interessenten zu einem passenden Produkt gelangen und wie effizient der Vertrieb arbeiten kann. Gerade bei konfigurierbaren Produkten entstehen jedoch häufig Rückfragen, weil Anforderungen unvollständig beschrieben werden oder weil Nutzer nicht wissen, welche Angaben wirklich entscheidend sind. Das führt zu Abbrüchen, Fehlkonfigurationen und zusätzlichem manuellen Aufwand.

In diesem Projekt wurde ein KI-gestützter AI-Mitarbeiter in einen bestehenden Online-Konfigurator integriert. Er unterstützt Interessenten dabei, Wünsche in natürlicher Sprache zu formulieren, führt gezielt durch notwendige Details und sorgt dafür, dass am Ende eine verwertbare Konfiguration für Angebot und Nachverfolgung entsteht.

Ausgangssituation

Der bestehende Konfigurator bot eine strukturierte Auswahl, setzte aber voraus, dass Nutzer bereits wissen, welche Parameter relevant sind und wie sie zusammenhängen. In der Praxis führte das zu zwei typischen Problemen. Einerseits brachen Nutzer ab, weil sie sich durch viele Felder klicken mussten oder weil sie sich bei einzelnen Punkten unsicher waren. Andererseits entstanden Konfigurationen, die zwar technisch „abgeschickt“ wurden, aber im Vertrieb nachbearbeitet werden mussten, weil Angaben fehlten oder Kombinationen nicht stimmig waren.

Zusätzlich war der Vertriebsaufwand für Standardfälle hoch. Viele Anfragen enthielten ähnliche Muster, aber die Klärung erfolgte immer wieder manuell: Welche Variante ist gemeint, welche Rahmenbedingungen gelten, welche Anforderungen sind Muss und welche sind optional? Das verlängerte die Zeit bis zum Angebot, erhöhte die Zahl der Rückfragen und band Kapazität, die für komplexere Beratungen benötigt wird.

Zielsetzung

Ziel war es, die Konfiguration für Interessenten einfacher und gleichzeitig verwertbarer zu machen. Nutzer sollten Wünsche nicht mehr in „Formularlogik“ übersetzen müssen, sondern in eigenen Worten beschreiben können, was sie brauchen. Fehlende Angaben sollten im Prozess gezielt ergänzt werden, ohne dass Nutzer überfordert werden oder der Ablauf künstlich verlängert wird.

Gleichzeitig sollte der Vertrieb entlastet werden. Standardanfragen sollten mit höherer Qualität im System ankommen, sodass weniger Rückfragen und weniger Korrekturschleifen nötig sind. Zudem sollte die Zahl der Fehlkonfigurationen sinken, indem unlogische oder widersprüchliche Kombinationen frühzeitig erkannt und im Prozess sauber geklärt werden.

Lösungsansatz

Der KI-Assistent wurde als dialogorientierte Ergänzung zum bestehenden Konfigurator umgesetzt. Statt dass Nutzer ausschließlich Parameterlisten durchgehen, können sie ihr Vorhaben zunächst in natürlicher Sprache beschreiben. Auf dieser Basis führt der Assistent durch gezielte Rückfragen, die genau die Lücken schließen, die für eine saubere Konfiguration entscheidend sind. Dadurch wird der Prozess weniger technisch wahrgenommen und stärker an der tatsächlichen Absicht des Interessenten ausgerichtet.

Ein zentraler Bestandteil ist die Validierung der Konfiguration während des Ablaufs. Wenn Angaben nicht zusammenpassen oder wenn typische Widersprüche entstehen, wird das nicht erst im Vertrieb sichtbar, sondern im Prozess selbst. Nutzer erhalten dann eine verständliche Rückfrage oder eine Alternative, um die Konfiguration zu korrigieren, bevor sie abgeschickt wird. So werden Nacharbeiten reduziert und die Qualität der eingehenden Anfragen steigt.

Am Ende steht eine Konfiguration, die sowohl für ein Angebot als auch für die interne Weiterbearbeitung genutzt werden kann. Der Assistent sorgt dafür, dass die Anfrage nicht nur „abgesendet“, sondern als nächster Schritt im Vertriebsprozess verwertbar ist. Standardfälle werden damit klarer, vollständiger und schneller übergabefähig, während komplexe Sonderfälle weiterhin gezielt an die passende Beratung überführt werden können.

Ergebnis und Mehrwert

Durch den KI-Assistenten wird der Konfigurator nutzerfreundlicher, ohne an inhaltlicher Präzision zu verlieren. Interessenten finden schneller zu einer passenden Konfiguration, weil sie nicht alle Parameter selbst korrekt interpretieren müssen und fehlende Informationen gezielt ergänzt werden. Das senkt die Abbruchquote und erhöht die Zahl der abgeschlossenen Konfigurationen.

Für den Vertrieb entsteht spürbare Entlastung, weil weniger unvollständige oder widersprüchliche Anfragen eingehen. Korrekturschleifen nehmen ab, Standardfälle lassen sich schneller bearbeiten und Angebote können zügiger erstellt werden. Gleichzeitig steigt die Qualität der Angebote, weil die Grundlage konsistenter ist und Rückfragen seltener „hinten raus“ entstehen.

In Summe verbessert die Lösung die Verbindung zwischen digitaler Konfiguration und Vertrieb. Der Konfigurator wird stärker zu einem verlässlichen Eingangskanal für Angebote, der Interessenten durch einen klaren Prozess führt und intern weniger manuelle Klärung erfordert.

KPIs

• Mehr abgeschlossene Konfigurationen: +25% mehr Nutzer schließen die Konfiguration bis zum Ende ab

• Mehr versendete Angebote: +20% höhere Angebots-Quote aus gestarteten Konfigurationen

• Weniger Fehlkonfigurationen: −40% weniger unlogische/unklare Konfigurationen, die nachträglich korrigiert werden müssen

• Weniger Rückfragen im Prozess: −30% weniger Rückfragen bzw. Korrekturschleifen pro Konfiguration

• Weniger manueller Beratungsaufwand: −35% weniger Zeitaufwand im Vertrieb für Standardkonfigurationen

Gerne werfen wir in einem kostenlosen Erstgespräch gemeinsam einen Blick auf Ihre bestehenden Prozesse und entwickeln darauf aufbauend eine individuelle KI-Strategie.