In arbeitsintensiven Umgebungen mit wiederkehrenden Handgriffen entscheidet die Verständlichkeit von Anweisungen darüber, ob Aufgaben sicher, gleichmäßig und ohne unnötige Unterbrechungen ausgeführt werden können. In Behindertenwerkstätten arbeiten dabei Menschen mit Behinderung in wechselnden Projekten und benötigen Anleitungen, die ohne Hürden nutzbar sind und sich bei Bedarf jederzeit wiederholen lassen. Wenn Abläufe häufig wechseln, steigt der Unterstützungsbedarf. Gleichzeitig ist es wichtig, dass Anleitungen so gestaltet sind, dass sie ohne lange Einarbeitung nutzbar sind.

In diesem Projekt wurde ein KI-gestützter AI-Mitarbeiter eingeführt, der Schritt-für-Schritt-Prozessanweisungen barrierefrei bereitstellt. Mitarbeitende starten die passende Anleitung direkt am Arbeitsplatz und werden durch Sprache, Bilder und Untertitel in Leichter Sprache geführt. Bei Unsicherheiten kann sofort Hilfe angefordert werden.

Ausgangssituation

In Werkstattumgebungen werden häufig neue Arbeitsaufträge bearbeitet, die sich je nach Auftraggeber und Produkt unterscheiden. Dadurch ändern sich Arbeitsanweisungen regelmäßig. Für Menschen mit Behinderung ist dabei entscheidend, dass Anleitungen so verfügbar sind, dass sie ohne zusätzliche Barrieren verstanden und in Ruhe wiederholt werden können. Klassische Einweisungen sind oft nicht ausreichend, weil sie nicht beliebig wiederholbar sind und sich Details im Alltag schnell verlieren. Die Folge sind Rückfragen, Unterbrechungen im Ablauf und eine erhöhte Abhängigkeit von betreuenden Personen.

Hinzu kommt, dass Anleitungen oft nicht in einer Form vorliegen, die für alle Mitarbeitenden gleichermaßen zugänglich ist. Textlastige Dokumente, kleine Schrift oder unklare Bilder erschweren den Einstieg. Wenn dann noch Hektik oder Lärm hinzukommt, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Schritte sicher und in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden.

Gleichzeitig entsteht ein Pflegeproblem: Arbeitsanweisungen müssen aktuell bleiben, Medien müssen passen, und Änderungen im Ablauf müssen schnell eingepflegt werden. Wenn Inhalte nur über wenige Personen gepflegt werden können, führt das zu Verzögerungen und zu einer Lücke zwischen „so soll es gemacht werden“ und „so wird es tatsächlich gemacht“.

Zielsetzung

Ziel war es, Arbeitsanweisungen so bereitzustellen, dass Mitarbeitende ohne zusätzliche Schulung direkt starten können und sich während der Ausführung zuverlässig orientieren können. Der Schwerpunkt lag dabei auf barrierefreier Unterstützung für Menschen mit Behinderung, damit die Verständlichkeit nicht von Lesekompetenz, Tagesform oder Vorerfahrung abhängt.

Gleichzeitig sollte der Betreuungsaufwand im Alltag sinken, ohne dass Sicherheit oder Qualität leiden. Unterstützung sollte dann schnell verfügbar sein, wenn sie gebraucht wird, und nicht über dauerhafte Begleitung. Außerdem war wichtig, dass Inhalte im Betrieb selbst gepflegt werden können, damit neue Aufträge oder veränderte Arbeitsschritte ohne lange Umwege in die Anleitungen einfließen.

Lösungsansatz

Der KI-Assistent wurde als geführte Arbeitsanleitung auf einem Tablet am Arbeitsplatz umgesetzt. Der Start erfolgt über einen QR-Code, der einem konkreten Workflow zugeordnet ist. Nach dem Scan öffnet sich automatisch die passende Schritt-für-Schritt-Anleitung, ohne dass Nutzer in Menüs suchen oder Listen durchblättern müssen.

Die Anleitung ist multimodal aufgebaut. Schritte werden nicht nur angezeigt, sondern zusätzlich vorgelesen und durch Bilder unterstützt. Untertitel in Leichter Sprache sorgen dafür, dass Informationen auch dann verständlich bleiben, wenn die Umgebung laut ist oder wenn Inhalte lieber gelesen als gehört werden. Dadurch wird dieselbe Anweisung auf mehreren Wegen zugänglich, was Fehler reduziert und die Selbstständigkeit stärkt.

Die Bedienung ist bewusst einfach gehalten. Mitarbeitende können per Sprachbefehl steuern, etwa um den nächsten Schritt aufzurufen, eine Passage zu wiederholen oder Unterstützung anzufordern. Alternativ stehen große Buttons zur Verfügung, damit die Nutzung auch dann zuverlässig funktioniert, wenn Spracheingaben schwierig sind.

Wenn Hilfe benötigt wird, wird eine Benachrichtigung an betreuende Personen ausgelöst. Dadurch entsteht ein klarer Mechanismus: Unterstützung wird gezielt angefordert und muss nicht dauerhaft „auf Verdacht“ bereitstehen. Parallel dazu werden wichtige Nutzungsdaten sichtbar gemacht, etwa wie häufig Anleitungen gestartet werden, an welchen Stellen wiederholt wird und wie oft Hilfe angefordert wird. So können Inhalte und Abläufe schrittweise verbessert werden, ohne dass dafür zusätzliche Dokumentationsarbeit im Alltag entsteht.

Ein zentraler Bestandteil ist die inhaltliche Pflege im Betrieb. Betreuende Personen können Fotos, Texte und ergänzende Medien selbst aktualisieren. Dadurch bleiben Anleitungen nah am realen Arbeitsablauf und lassen sich bei neuen Projekten schnell erweitern, ohne dass die Organisation von externen Anpassungen abhängig ist.

Ergebnis und Mehrwert

Durch den KI-Assistenten werden Arbeitsanweisungen direkt am Ort der Ausführung verfügbar. Menschen mit Behinderung können Anleitungen beliebig oft wiederholen und sich Schritt für Schritt führen lassen. Das reduziert Unsicherheit und senkt die Zahl der Unterbrechungen, weil weniger Rückfragen entstehen und Fehler schneller vermieden werden.

Für betreuende Personen entsteht Entlastung, weil Unterstützung gezielter erfolgt. Statt häufige Standardfragen zu beantworten, wird Hilfe dort eingesetzt, wo sie wirklich benötigt wird. Gleichzeitig wird sichtbar, welche Schritte besonders häufig wiederholt werden oder wo Anleitungen unklar sind. Das erleichtert die kontinuierliche Verbesserung der Inhalte und trägt dazu bei, dass Arbeitsabläufe stabiler werden.

Organisatorisch ist die Lösung gut in wechselnden Projekten einsetzbar. Neue Arbeitsplätze oder neue Workflows können über QR-Codes schnell angebunden werden, und Inhalte lassen sich intern pflegen. Dadurch entsteht ein skalierbarer Ansatz für barrierefreie Prozessanweisungen, der Selbstständigkeit stärkt und die Qualität der Ausführung besser absichert.

KPIs

• Erkennungsquote der Sprachbefehle: ≥95%

• Reduktion von Hilfeanforderungen: −30% weniger „Hilfe“-Auslösungen pro Anleitung

• Abbruchquote von Anleitungen: ≤10% Abbrüche nach Start

• Durchlaufzeit pro Anleitung: −20% schnellere Abarbeitung bei stabiler Qualität

• Nutzerzufriedenheit / Verständlichkeit: ≥4,5/5 im Betreuer-Feedback zur Verständlichkeit

Gerne werfen wir in einem kostenlosen Erstgespräch gemeinsam einen Blick auf Ihre bestehenden Prozesse und entwickeln darauf aufbauend eine individuelle KI-Strategie.