In personalintensiven Service- und Betriebsumgebungen entscheidet eine gute Einsatzplanung darüber, ob Nachfrage zuverlässig abgedeckt wird und Teams planbar arbeiten können. Gleichzeitig treffen mehrere Anforderungen aufeinander: Wunschzeiten der Mitarbeitenden, Mindestbesetzungen, unterschiedliche Fähigkeiten im Team und wechselnde Lastmuster je nach Projekt oder Mandant. Wenn diese Faktoren manuell zusammengeführt werden, entsteht schnell hoher Abstimmungsaufwand und eine Planung, die bei Ausfällen schwer stabil zu halten ist.

In diesem Projekt wurde eine KI-gestützte Prozessautomatisierung für Personal- und Schichtplanung eingeführt. Der AI-Mitarbeiter unterstützt die Planung von der Erfassung der Wunschzeiten über die bedarfsorientierte Erstellung bis hin zur schnellen Anpassung bei kurzfristigen Änderungen. Dabei steht eine verlässliche Abdeckung des Betriebsbedarfs im Fokus, ohne die Planbarkeit für Mitarbeitende aus dem Blick zu verlieren.

Ausgangssituation

Die Schichtplanung war durch wiederkehrende manuelle Tätigkeiten geprägt. Wunschzeiten wurden gesammelt, geprüft und anschließend mit Mindestbesetzungen und Erfahrungswerten abgeglichen. In der Praxis führte das zu vielen Rückfragen und Abstimmungen, weil nicht immer klar war, wie Prioritäten gesetzt werden oder warum einzelne Wünsche nicht berücksichtigt werden konnten.

Zusätzlich wechselte der Bedarf je nach Zeitraum, Projekt oder Mandant. Hochlastzeiten mussten zuverlässig abgedeckt werden, während gleichzeitig eine faire Verteilung von Schichten und Qualifikationen erforderlich war. Gerade wenn Mitarbeitende unterschiedliche Fähigkeiten mitbringen, steigt die Komplexität: Nicht jede Person kann jede Aufgabe übernehmen, und bestimmte Einsätze benötigen klar definierte Skills.

Ein weiterer Engpass waren kurzfristige Änderungen. Krankmeldungen, spontane Ausfälle oder Verschiebungen im Bedarf erforderten schnelle Reaktionen. Wenn der Plan dann neu „von Hand“ angepasst wird, entstehen Lücken, Mehrarbeit und oft Unzufriedenheit im Team. Gleichzeitig müssen Änderungen nachvollziehbar bleiben, weil Schichtplanung auch Grundlage für Abrechnung und Mandantenzuordnung ist.

Zielsetzung

Ziel war ein standardisierter, bedarfsorientierter Planungsprozess, der den Zeitaufwand für die Dienstplanung deutlich reduziert und gleichzeitig verlässlich Mindestbesetzungen sicherstellt. Wunschzeiten sollten systematisch berücksichtigt werden, ohne dass Planer jedes Detail manuell abgleichen müssen oder Entscheidungen in Einzelfällen „aus dem Bauch“ getroffen werden.

Gleichzeitig sollte die Planung belastbarer gegenüber Schwankungen und Ausfällen werden. Hochlastzeiten sollten besser abgedeckt werden, und kurzfristige Änderungen sollten schneller und mit weniger Reibungsverlusten gelöst werden können. Wichtig war außerdem eine saubere Zuordnung von Einsätzen nach Fähigkeiten sowie nach Projekten oder Mandanten, damit operative Steuerung und Abrechnung auf einer konsistenten Grundlage laufen.

Lösungsansatz

Die Lösung bildet Schichtplanung als durchgängigen Ablauf ab, der mehrere Anforderungen in einer konsistenten Logik zusammenführt. Mitarbeitende erfassen ihre Wunschzeiten, die anschließend prüfbar und nachvollziehbar in die Planung einfließen. Teamleitung oder HR behalten dabei die Möglichkeit, Wünsche zu prüfen und bei Bedarf einzugreifen, ohne dass der gesamte Planungsprozess jedes Mal neu aufgebaut werden muss.

Auf Basis von Erfahrungswerten und aktuellen Lastmustern wird die Planung bedarfsorientiert erstellt. Dabei geht es nicht nur um „genug Köpfe“, sondern um die passende Besetzung: Einsätze werden so zugeordnet, dass Mindestbesetzung und Qualifikationsanforderungen erfüllt sind und gleichzeitig eine faire Verteilung möglich bleibt. Die Multi-Skill-Perspektive ist dabei zentral, weil sie verhindert, dass in kritischen Zeiten zwar genug Personen eingeteilt sind, aber nicht in der erforderlichen Zusammensetzung.

Ein weiterer Schwerpunkt ist die dynamische Anpassung. Wenn kurzfristige Ausfälle auftreten oder sich der Bedarf verschiebt, wird nicht manuell in Listen „umgebaut“, sondern es entsteht schnell ein aktualisierter Vorschlag, der Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Projektzuordnung berücksichtigt. Dadurch lassen sich Lücken schneller schließen, ohne die gesamte Planung zu destabilisieren oder neue Abhängigkeiten zu erzeugen.

Da Einsätze häufig projekt- oder mandantenbezogen organisiert sind, wird die Zuordnung entsprechend strukturiert mitgeführt. So bleibt nachvollziehbar, wer wann für welchen Kontext eingeplant ist, und Planungsdaten können als belastbare Grundlage für interne Steuerung und Abrechnung genutzt werden.

Ergebnis und Mehrwert

Durch die KI-gestützte Personal- und Schichtplanung wird der Planungsaufwand deutlich reduziert, weil wiederkehrende Abstimmungen und manuelle Abgleiche zurückgehen. Wunschzeiten lassen sich systematischer berücksichtigen, und Entscheidungen werden nachvollziehbarer, weil die Planung nicht mehr aus vielen Einzelkorrekturen besteht, sondern aus einer konsistenten Logik.

Operativ verbessert sich die Stabilität der Besetzung. Hochlastzeiten werden zuverlässiger abgedeckt, weil Bedarfsmuster stärker berücksichtigt werden und die Planung nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ passend ist. Das wirkt sich unmittelbar auf Servicequalität und Arbeitsdruck im Team aus, weil Unterbesetzungen seltener und kurzfristige Engpässe schneller entschärft werden können.

Für Teamleitung und HR entsteht mehr Steuerbarkeit. Kurzfristige Ausfälle lassen sich schneller lösen, ohne dass dies jedes Mal zu großem manuellen Aufwand oder unklaren Prioritäten führt. Gleichzeitig bleibt die Planung als Grundlage für Projekt- und Mandantenzuordnung konsistent, was die Nachvollziehbarkeit in der Organisation erhöht und spätere Korrekturschleifen reduziert.

KPIs

• Zeitaufwand für Dienstplanung: −60% weniger Planungszeit pro Planungsperiode

• Wunscherfüllungsquote: ≥80% der Wunschzeiten werden erfüllt (im Rahmen der Mindestbesetzung)

• Unterdeckung in Peak-Zeiten: −35% weniger Unterbesetzungen zu Hochlastzeiten

• Kurzfristige Änderungen: ≥90% der Ausfälle werden innerhalb von 30 Minuten mit einem passenden Ersatzplan gelöst

• Passende Skill-Zuordnung: ≥95% der Einsätze sind korrekt nach Fähigkeiten und Projekt/Mandant zugeteilt

Gerne werfen wir in einem kostenlosen Erstgespräch gemeinsam einen Blick auf Ihre bestehenden Prozesse und entwickeln darauf aufbauend eine individuelle KI-Strategie.