In der Immobilienverwaltung ist die Nebenkostenabrechnung ein wiederkehrender Pflichtprozess mit hoher Detailtiefe. Kleine Unstimmigkeiten führen schnell zu Rückfragen, Korrekturen und zusätzlichem Abstimmungsaufwand. Gleichzeitig müssen große Datenmengen aus Abrechnungsperioden, Verträgen und Kostenpositionen konsistent zusammengeführt werden.

In diesem Projekt wurde eine KI-gestützte Prozessautomatisierung eingeführt, die die Nebenkostenabrechnung als standardisierten Ablauf abbildet. Ein „AI-Mitarbeiter“ übernimmt dabei die wiederkehrenden Arbeitsschritte von der Vorbereitung bis zur fertigen Abrechnung und sorgt für nachvollziehbare Ergebnisse, die fachlich prüfbar bleiben.

Ausgangssituation

Die Abrechnung wurde bislang stark manuell erstellt. Kostenpositionen, Vorauszahlungen und Vertragsdaten mussten aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen und in eine einheitliche Abrechnungslogik übertragen werden. Dabei entstanden typische Fehlerquellen: uneinheitliche Zuordnungen von Kostenarten, fehlende oder falsch interpretierte Verteilerschlüssel, unklare Periodenabgrenzungen sowie Sonderfälle wie Mieterwechsel oder Leerstände, die separat berücksichtigt werden mussten.

Ein weiterer Aufwandstreiber war die Qualitätssicherung. Plausibilitätsprüfungen, Abweichungsanalysen zum Vorjahr und die Kontrolle der Umlagefähigkeit einzelner Positionen erforderten viel Erfahrung und Zeit. Unter Zeitdruck wurden Prüfschritte verkürzt oder auf spätere Korrekturen verschoben. Das erhöhte die Wahrscheinlichkeit, dass Rückfragen erst nach Versand der Abrechnung entstehen und dann zusätzliche Schleifen auslösen.

In Summe war der Prozess wenig skalierbar. Mit wachsendem Bestand stieg nicht nur die Anzahl der Abrechnungen, sondern auch die Komplexität der Sonderfälle. Fachkräfte waren regelmäßig mit Datensammlung, Aufbereitung und Nacharbeit beschäftigt, statt sich auf Ausnahmen, Qualität und die Optimierung der Abläufe zu konzentrieren.

Zielsetzung

Ziel war ein verlässlicher, wiederholbarer Arbeitsablauf für die Nebenkostenabrechnung, der den manuellen Aufwand deutlich reduziert und gleichzeitig Qualität und Nachvollziehbarkeit erhöht. Abrechnungen sollten fristgerecht erstellt werden können, ohne dass die Bearbeitungszeit proportional zum Bestand mitwächst.

Gleichzeitig sollte die Fehler- und Korrekturquote sinken, indem Prüfungen und fachliche Konsistenzregeln nicht als „Extra“, sondern als fester Bestandteil der Erstellung umgesetzt werden. Die Abrechnung sollte strukturiert, verständlich und konsistent aufgebaut sein, damit Rückfragen reduziert und Klärungen gezielter bearbeitet werden können.

Wichtig war außerdem ein Prozess, der Sonderfälle sauber abbildet. Mieterwechsel, abweichende Abrechnungszeiträume, nicht umlagefähige Positionen oder fehlende Daten sollten nicht zu Blockaden führen, sondern transparent gemacht werden, damit menschliche Prüfung dort stattfindet, wo sie wirklich notwendig ist.

Lösungsansatz

Der Kern der Lösung ist ein AI-Mitarbeiter, der die Nebenkostenabrechnung in eine durchgängige Prozesskette überführt. Zu Beginn werden alle relevanten Informationen strukturiert zusammengeführt: Kostenpositionen der Abrechnungsperiode, Vorauszahlungen, Objekt- und Mietvertragsdaten sowie die gültigen Verteilungsschlüssel. Ziel ist eine einheitliche Datengrundlage, auf der die Abrechnung nachvollziehbar aufgebaut werden kann.

Darauf aufbauend erfolgt die fachliche Verarbeitung der Kosten. Kostenarten werden den vorgesehenen Umlagekategorien zugeordnet, Zeiträume werden abgegrenzt und Verteilungsschlüssel entsprechend den Objekt- und Vertragsparametern angewendet. Sonderkonstellationen wie Mieterwechsel oder Leerstand werden berücksichtigt, indem die Abrechnung je nach Zeitraum und Beteiligung nachvollziehbar aufgeteilt wird. Dadurch entsteht eine konsistente, periodengerechte Verteilung, ohne dass jede Abweichung manuell „nachgebaut“ werden muss.

Ein entscheidender Bestandteil ist die integrierte Qualitätsprüfung. Statt nachgelagert zu kontrollieren, werden Plausibilitätschecks während der Erstellung angewendet. Abweichungen, auffällige Kostenentwicklungen oder fehlende Pflichtinformationen werden sichtbar gemacht, bevor die Abrechnung finalisiert wird. Damit verschiebt sich der Aufwand von späteren Korrekturen hin zu einer kontrollierten Erstellung, bei der problematische Fälle gezielt geprüft werden können.

Anschließend werden die Abrechnungen in einem standardisierten Format erstellt und so vorbereitet, dass sie intern geprüft und freigegeben werden können. Der AI-Mitarbeiter liefert nachvollziehbare Grundlagen und markiert Abweichungen, die eine fachliche Entscheidung erfordern. So bleibt die Kontrolle bei den Verantwortlichen, während Routinearbeit und Standardfälle zuverlässig automatisiert ablaufen.

Ergebnis und Mehrwert

Durch die KI-gestützte Nebenkostenabrechnung wurde ein bislang stark manueller, fehleranfälliger Prozess in einen standardisierten Ablauf überführt. Die Bearbeitungszeit pro Abrechnungslauf sinkt deutlich, weil Datensammlung, Zuordnung und Berechnung konsistent vorbereitet und wiederholbar durchgeführt werden. Das macht die Erstellung planbarer und entlastet Teams besonders in Abrechnungsphasen, in denen sonst Engpässe entstehen.

Gleichzeitig verbessert sich die Qualität der Ergebnisse. Integrierte Prüfungen reduzieren typische Fehlerquellen, und Abweichungen werden früh sichtbar. Das senkt die Anzahl nachträglicher Korrekturen und erhöht die Nachvollziehbarkeit, weil die Abrechnung nicht aus vielen Einzelschritten entsteht, sondern aus einer konsistenten fachlichen Logik.

Auch die Kommunikation wird ruhiger. Wenn Abrechnungen konsistenter aufgebaut sind und Auffälligkeiten bereits vor Versand geklärt werden, entstehen weniger Rückfragen. Die verbleibenden Rückmeldungen lassen sich gezielter bearbeiten, weil die Grundlagen strukturierter vorliegen und Sonderfälle klar gekennzeichnet sind. Insgesamt entsteht eine Abrechnung, die fristgerecht, nachvollziehbar und mit weniger Reibungsverlusten erstellt werden kann, ohne dass die Organisation bei wachsendem Bestand proportional mehr manuelle Arbeit investieren muss.

KPIs

• Reduktion manueller Reporting- und Aufbereitungsaufwände: −70% Bearbeitungszeit pro Abrechnungslauf

• Automatisierungsgrad: ≥85% der Abrechnungen laufen ohne manuelle Nacharbeit durch

• Fehler- und Korrekturquote: −60% weniger Korrekturen nach Erstellung

• Termintreue: ≥98% der Abrechnungen werden fristgerecht erstellt und bereitgestellt

• Rückfragen von Mietern: −40% weniger Rückfragen zur Abrechnung

Gerne werfen wir in einem kostenlosen Erstgespräch gemeinsam einen Blick auf Ihre bestehenden Prozesse und entwickeln darauf aufbauend eine individuelle KI-Strategie.